Składnica

O Składnicy Akt Krajowej Rady Komorniczej

Składnica Akt Krajowej Rady Komorniczej została powołana do życia na podstawie artykułu 37 b ustawy o komornikach sądowych i egzekucji z dnia 24 maja 2006 roku. Krajowa Rada Komornicza w dniu 13 grudnia 2006 roku podjęła uchwałę nr 319/III w sprawie utworzenia i organizacji składnicy akt […], której paragraf pierwszy brzmi: „Tworzy się składnicę akt w celu przechowywania akt spraw oraz zbędnych urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników sądowych zgodnie z art. 37b ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji”.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 roku w sprawie przechowywania i niszczenia akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych „określa szczegółowy sposób, tryb i terminy przechowywania i przekazywania akt spaw komorniczych, w których postępowanie zostało zakończone, oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także sposób i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania” (rozdział 1 paragraf 1). Rozdział 3 paragraf 8.1 mówi o tym, że: „Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą (…), z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem”.

W dniu 20 sierpnia 2007 r. nastąpiło oficjalne otwarcie Składnicy akt Komorniczych Krajowej Rady Komorniczej, która przyjmuje akt spraw komorniczych i zbędnych urządzeń ewidencyjnych.

Hale magazynowe zlokalizowane są w Łężycach w odległości ok. 4 km od Gdyni. Pomieszczenia spełniają wszelkie wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 luty 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U.2005, Nr 32, poz. 284) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Składnica dysponuje kadrą pracowniczą, której przygotowanie do zawodu określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 roku w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U., Nr 68, poz. 596). Wszyscy pracownicy Składnicy Akt Krajowej Rady Komorniczej posiadają wykształcenie wyższe o specjalizacji archiwistycznej bądź mają ukończone kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia, które dają możliwość zdobycia pełnych kwalifikacji zawodowych do pracy na stanowisku archiwisty zawodowego.

W przypadku pytań prosimy o kontakt bezpośrednio do Składnicy:

tel. 58 712 90 50 wew. 2.

fax. 58 712 90 67

e-mail: skladnica.akt@currenda.pl

 

Zakres działalności Składnicy

Zakres działalności Składnicy Akt Krajowej Rady Komorniczej:

  • przechowywanie akt komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych,
  • uzyskanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), której okres przechowywania upłynął,
  • niszczenie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), której okres przechowywania upłynął (uzyskanie certyfikatu),
  • przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A), po upływie okresu przechowywania do właściwego dla Komornika archiwum państwowego,
  • wypożyczanie akt (przesyłanie oryginalnych akt, wykonanie kserokopii, przesłanie w formie elektronicznej),

Ponadto Składnica Akt posiada szeroki wachlarz działań dodatkowych m.in.:

  • odbiór akt z siedziby komornika,
  • przygotowywanie spisów zdawczo – odbiorczych,
  • uzyskanie zgody na brakowanie akt, które fizycznie znajdują się w kancelarii,
  • szkolenia z zakresu archiwizacji dokumentacji komorniczej,

W przypadku pytań prosimy o kontakt bezpośrednio do Składnicy:

tel. 58 712 90 50 wew. 2.

fax. 58 712 90 67

e-mail: skladnica.akt@currenda.pl

 

Klasyfikacja akt – ważne informacje

Z uwagi na zmiany rozporządzeń dotyczących akt komorniczych, zgodnie z wytycznymi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych przyjmuje się, że:

  1. Do akt wytworzonych do dnia 1 lipca 2011 r. zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie archiwizowania akt komorniczych,
  2. Do akt wytworzonych od dnia 2 lipca 2011 r. do dnia 4 listopada 2011r. w związku z brakiem przepisów przejściowych zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie archiwizowania akt komorniczych,
  3. Do akt wytworzonych od dnia 5 listopada 2011 r. (dzień wejścia w życie rozporządzenia z dnia 7 października 2011r.) zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych po wejściu w życie nowelizacji z dnia 18 marca 2015 r. tj. od 17 kwietnia 2015 r. zastosowanie mają przepisy znowelizowane. Dla akt spraw powstałych przed tą datą nadal obowiązujące są przepisy w brzemieniu sprzed nowelizacji,
  4. Do akt wytworzonych od 1 stycznia 2019 r. zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie przechowywania i niszczenia akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych.

 

W przypadku pytań prosimy o kontakt bezpośrednio do Składnicy:

tel. 58 712 90 50 wew. 2.

fax. 58 712 90 67

e-mail: skladnica.akt@currenda.pl

 

Praktyczne informacje dotyczące dokumentacji komorniczej przekazywanej do Składnicy Akt Krajowej Rady Komorniczej – procedury.

Przygotowanie dokumentacji

Aby zamówić usługę transportu akt do Składnicy prosimy o kontakt bezpośrednio z tą instytucją. Konieczne będzie podanie przybliżonej ilości pudeł archiwizacyjnych zawierających akta oraz informacji, czy zostały przygotowane spisy w formie papierowej i elektronicznej. Należy pamiętać, że akta powinny być spakowane w profesjonalne kartony, które też można zamówić poprzez kontakt ze Składnicą Akt. W przypadku zamówienia kartonów ze Składnicy opłacie podlega zakup kartonów oraz ich przesłanie.

Przy pakowaniu akt należy zwrócić uwagę na następujące zagadnienia:

  • akta powinny być umieszczone w kartonie według spisu zdawczo-odbiorczego,
  • akta powinny być ułożone grzbietami do góry, a także w sposób zapewniający swobodny dostęp do każdej teczki,
  • nie należy układać akt na ścisk oraz dokładać na wierzch włożonych już akt,
  • waga kartonu nie powinna przekroczyć 15kg – standardowo w pudle mieści się 40 cm akt.

Aby móc określić, ile jest akt do przekazania – należy podać ich dokładną liczbę lub położyć grzbietem do góry i policzyć metry miarką. Ilość akt często jest wyrażana w metrach bieżących (mb) – jest to liczba akt ułożonych ściśle przy sobie, mieszczących się na 1 metrze półki (grzbietami). Karton archiwizacyjny ma długość 40cm co oznacza, że odpowiada on 0,4 mb.

Należy pamiętać o tym, że karton jest tworzony zawsze pod kątem daty zakończenia spraw. Pomieszanie różnych roczników zakończenia powoduje, że cały karton będzie przechowywany tak długo, dopóki nie upłynie okres przechowywania wszystkich teczek aktowych.

Nie należy mieszać akt kategorii A z aktami kategorii B, nie powinno się (choć jest dopuszczalne) również łączyć akt różnego rodzaju (np. Km z Kms itp.). Osobno należy przygotować spisy dla akt spraw i urządzeń ewidencyjnych.

 

Spis zdawczo- odbiorczy

Bardzo ważną kwestią jest dołączenie do pudła archiwizacyjnego z dokumentacją spisu zdawczo – odbiorczego w formie papierowej. Trzy egzemplarze dla kartonów z kategorią B i cztery egzemplarze dla kartonów z kategorią A. W uzasadnionych sytuacjach (np. kiedy w kartonie jest jeszcze sporo miejsca) można karton wypełnić różnymi typami spraw (np. Km z Kms), ale bezwzględnie należy pamiętać o tym, że takie akta należy umieścić na jednym spisie.  Nie dotyczy to spisów tworzonych w programie Kancelaria Komornika, gdzie nie ma technicznej możliwości umieszczenia różnych rodzajów spraw w jednym spisie. Spisy podpisuje komornik, a w przypadku zastępstwa – należy pamiętać o dostarczeniu kopii dokumentów poświadczających ten fakt. Na spisie należy również umieścić okrągłą pieczątkę kancelarii.  Numer spisu należy napisać na kartonie. Spis zdawczo -odbiorczy należy dostarczyć w dwóch formach: papierowej oraz w postaci pliku XML. Plik w formie elektronicznej jest niezbędny, aby w ekspresowy sposób zaczytać sprawy do bazy danych w Składnicy.

 

Plik XML

 

Należy pamiętać, że tylko plik w formacie XML jest jedynym rodzajem danych, który umożliwia transfer spisów zdawczo – odbiorczych akt z programu Komornik SQL/ Kancelaria Komornika do programu obsługującego bazę danych Składnicy Akt. Warto zaznaczyć, że nie można generować jednego dużego spisu zdawczo – odbiorczego i pliku xml dla np. wszystkich akt z jednego rocznika. Należy trzymać się zasady jeden spis-jeden karton. W przeciwnym razie istnieje konieczność czasochłonnego dzielenia pliku – co powoduje generowanie nadliczbowych kosztów po stronie komornika.

W przypadku problemów technicznych z zaczytywaniem plików, odsyłamy do strony spółki Currenda, gdzie w krótkich filmikach krok, po kroku przedstawiono ten proces.

 

https://www.currenda.pl/wsparcie-techniczne/pobierz-i-zainstaluj

 

Tytuły teczek

 

Kolejną ważną kwestią są  tytuły teczek – powinny one zawierać informacje w następującym układzie:

Sprawa z wniosku: wierzyciel p-ko dłużnik, przedmiot egzekucji (egzekucja świadczeń pieniężnych, egzekucja należności sądowych, egzekucja świadczeń powtarzających się itd.), świadczenie pieniężne (lub niepieniężne): kwota; sposób egzekucji wykonanej (z renty, emerytury, rachunków bankowych, wynagrodzenia, wierzytelności itd.); egzekucja skuteczna (lub bezskuteczna); dodatkowa informacja, czy doszło do wyegzekwowania w całości świadczenia, czy w jego części.

Przykład prawidłowo zapisanego tytułu to:

Sprawa z wniosku: Jan Kowalski p-ko Komo sp. z o.o. Warszawa; egzekucja świadczeń pieniężnych; świadczenie pieniężne: 5245,20; egzekucja z ruchomości, innych wierzytelności; egzekucja skuteczna; wyegzekwowanie w całości świadczenia.

 

Przyjęcie akt z likwidowanej kancelarii – opłata ponoszona przez byłego komornika

 

W przypadku przyjęcia akt do Składnicy w oparciu o uchwałę KRK 2735/VII oraz 2736/VII z dnia 26.04.2022r. procedura przekazania dokumentacji wygląda następująco:

 

Na pierwszym etapie należy wykonać spisy zdawczo-odbiorcze zgodnie z instrukcją https://www.currenda.pl/wsparcie-techniczne/pobierz-i-zainstaluj  (w zakładce „prezentacje video” drugi film od góry pokazuje krok po kroku sposób sporządzania spisów i pliku xml).

 

Należy pamiętać, aby kolejność w spisie zdawczo – odbiorczym odzwierciedlała kolejność teczek w kartonie.

Akta muszą być spakowane w ,,nasze” kartony archiwizacyjne.

 

Po sporządzeniu wskazanych spisów, należy przesłać pliki elektroniczne w formacie .xml na adres mailowy Składnicy. Wraz z plikami należy przekazać dane byłego komornika/spadkobiercy, które są potrzebne w celu przesłania pisma.

Na podstawie wskazanych plików, Składnica Akt wylicza kwotę za przechowywanie dokumentacji.

Następnie Składnica przesyła na adres byłego Komornika/spadkobiercy pismo, które wskazuje:

  • kwotę za przechowywanie dokumentacji;
  • konto KRK na które należy dokonań płatności;
  • prośbę o przesłanie potwierdzenia przelewu na adres: akt@currenda.pl

 

Po otrzymaniu potwierdzenia Składnica uzgadnia szczegóły i termin przekazania akt do Składnicy z likwidatorem/zastępcą.

W przypadku zgłoszenia chęci przekazania dokumentacji i opłacenia przechowywania dokumentacji przez likwidatora/zastępcę zachowany jest standardowy tryb odbioru (odbiór, a potem faktura).

Należy pamiętać, iż procedura przyjęcia akt i obciążenie kosztami byłego komornika, bądź jego spadkobierców dotyczy tylko i wyłącznie akt zakończonych przez byłego komornika. Za opłaty związane z dokumentacją zakończoną przez zastępcę/likwidatora obciążony zostanie zastępca/likwidator. Zastępca/likwidator ponosi też koszty związane z usługami Currendy np. transportem akt z kancelarii niezależnie od tego, kto ponosi koszty archiwizacji. Uchwała 2735/VII ws. kosztów archiwizacji dotyczy jedynie kosztów związanych z przechowywaniem akt.

W przypadku pytań prosimy o kontakt bezpośrednio do Składnicy:

Tel. 58 712 90 50 wew. 2.

Fax. 58 712 90 67

e-mail: skladnica.akt@currenda.pl

 

Wypożyczanie akt

Aby wypożyczyć akta przechowywane w Składnicy akt należy wysłać pismo z prośbą o ich przesłanie, lub przesłać prośbę drogą mailową. Wypożyczone akta należy zwrócić w terminie określonym w protokole wypożyczenia przesyłanym do Komornika wraz z aktami (zwykle jest to okres 1 roku). Składnica Akt udostępnia akta jedynie kancelarii komorniczej, w której zostały wytworzone dane sygnatury, sądowi, bądź prokuraturze. Istnieje również opcja przesłania skanu pojedynczych pism z akt na adres mailowy kancelarii. W tym przypadku należy wskazać konkretne pismo, które kancelaria chce uzyskać w formie elektronicznej.

 

W przypadku pytań prosimy o kontakt bezpośrednio do Składnicy:

Tel. 58 712 90 50 wew. 2.

Fax. 58 712 90 67

e-mail: skladnica.akt@currenda.pl

 

Procedura brakowania

Procedura brakowania to przygotowanie akt kategorii B, których okres przechowywania upłynął do ich wybrakowania (zniszczenia). W ramach procedury sporządza się komplet dokumentów w celu uzyskania zgody od właściwego dyrektora archiwum państwowego, pod które terytorialnie podlega kancelaria komornicza, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.

 

 Komplet dokumentacji zawiera:

  1. Pismo przewodnie.
  2. Pismo o Powołanie Komisji do Prezesa Sadu Rejonowego.
  3. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.
  4. Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu (kat. B).
  5. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych.
  6. Wniosek do właściwego dla Komornika Dyrektora Archiwum Państwowego.
  7. Ewentualne dodatkowe oświadczenia w zależności od wymagań archiwum.

 

Stosownie do treści § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia                                14 grudnia 2018r w sprawie przechowywania i niszczenia akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. z 2018r., poz. 2408) w pierwszym etapie należy zwrócić się do prezesa sądu rejonowego z danego rejonu o powołanie komisji w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt i zbędnych urządzeń ewidencyjnych. W drugim etapie po otrzymaniu zarządzenia o powołaniu komisji, kancelaria przesyła ponownie do prezesa sądu rejonowego spis dokumentacji niearchiwalnej, spis materiałów archiwalnych, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wzór wniosku o wydanie zgody. Ważne, żeby dokumenty zostały opatrzone datą późniejszą, niż data zarządzenia o powołaniu komisji. Następnie – w trzecim etapie – prezes sądu rejonowego wnioskuje do właściwego archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji. Etap czwarty w standardowej procedurze brakowania polega na tym, że archiwum państwowe z danego rejonu przesyła zgodę na niszczenie akt do sądu rejonowego z danego rejonu. W piątym etapie prezes sądu rejonowego z danego rejonu przesyła zgodę do kancelarii Komornika. W następnym kroku (etap szósty) zgoda powinna zostać przesłana z kancelarii na adres Składnicy Akt.

Uwaga! W przypadku, gdy archiwum państwowe nie wyda zgody i prześle jedynie pismo z informacją w tej sprawie, należy bezzwłocznie przesłać je na adres Składnicy w celu naniesienia poprawek wymaganych przez archiwum państwowe.

Zgodnie z treścią Uchwały KRK nr 2737/VII z dnia 26 kwietnia 2022 roku Składnica akt dostarcza do kancelarii komornika niezbędny do otrzymania zgody komplet dokumentów wraz z instrukcją o poszczególnych etapach procedury oraz bezpośrednim kontaktem telefonicznym do pracownika Składnicy Akt, który sporządził dokumentację.

Zgodnie z treścią Uchwały KRK nr 2737/VII z dnia 26 kwietnia 2022 roku kancelaria powinna dostarczyć do Składnicy Akt Krajowej Rady Komorniczej decyzję nadzoru archiwalnego w zakresie niszczenie akt wystawioną przez archiwum państwowe.

Składnica Akt również, oferuje możliwość przeprowadzenia procedury brakowania dla akt znajdujących się w kancelarii komorniczej. Dotyczy to akt określonych w § 3 pkt 1 Uchwały nr 2737/VII Krajowej Rady Komorniczej z dnia 26 kwietnia 2022 roku. Pracownicy przygotują niezbędne dokumenty, na podstawie których kancelaria będzie mogła uzyskać zgodę na niszczenie akt.

W przypadku pytań prosimy o kontakt bezpośrednio do Składnicy:

Tel. 58 712 90 50 wew. 2.

Fax. 58 712 90 67

e-mail: skladnica.akt@currenda.pl

 

Procedura przekazywania materiałów archiwalnych (kategorii A) do właściwego dla Komornika archiwum państwowego

Art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553) „dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne po upływie okresu przechowywania jest przekazywana niezwłocznie do właściwego archiwum państwowego” nakłada na wytwórcę dokumentacji aktowej kat. A obowiązek przekazywania ich do archiwum państwowego z danego rejonu.

Komornik może samodzielnie zająć się przekazaniem dokumentacji do archiwum państwowego lub może to zlecić Składnicy Akt (wtedy jest to usługa komercyjna).

Procedura przebiega wieloetapowo:

Etap pierwszy polega na tym, że, Prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik składa zawiadomienie o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania. Podczas drugiego etapu odbywają się prace dotyczące porządkowania materiałów archiwalnych do przekazania: ustalenie ich przynależności zespołowej, nadanie właściwego układu wewnątrz jednostek archiwalnych, ich opisanie, sporządzenie ich ewidencji oraz techniczne zabezpieczenie. Czynności wykonywane w obrębie jednostek archiwalnych: usunięcie elementów plastikowych i metalowych, paginacja, umieszczenie jednostek w teczki bezkwasowe, a następnie w pudła zbiorcze bezkwasowe, paginacja.  Po zakończeniu tych prac, w trzecim etapie kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych. Archiwum państwowe (czwarty etap) przejmuje materiały uporządkowane, zewidencjonowane, zachowane w dobrym stanie fizycznym bez uszkodzeń mechanicznych, fizyko-chemicznych i biologicznych. Termin przejęcia akt ustala pracownik archiwum państwowego zajmujący samodzielne stanowisko ds. ewidencji zasobu archiwalnego. Piąty etap – czyli potwierdzenie przejęcia materiałów archiwalnych przesyłane jest jednostce organizacyjnej w terminie nie dłuższym, niż 3 miesiące od dnia przekazania materiałów archiwalnych- kończy ten proces. Materiały archiwalne nie są przejmowane przez archiwum państwowe, jeśli przekazujący nie uporządkował i nie zewidencjonował materiałów archiwalnych zgodnie z wymogami.

Uwaga!

Jeżeli dokumentacja archiwalna po upływie okresu przechowywania w Składnicy akt nie zostanie przekazana do właściwego archiwum państwowego kancelaria komornicza poniesie koszty jej dalszego przechowywania wynikające z uchwały KRK 381/III z dnia 10 czerwca 2007 r. (wraz ze zm. – Uchwała KRK 2737/VII z dnia 26 kwietnia 2022 r.).

 

W przypadku pytań prosimy o kontakt bezpośrednio do Składnicy:

Tel. 58 712 90 50 wew. 2.

Fax. 58 712 90 67

e-mail: skladnica.akt@currenda.pl

 

Regulacje prawne

 

Ustawy:

Ustawa z dnia 22 marca 2018r. o komornikach sądowych 2018r. (Dz. U. z 2021r., poz. 771).

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553 ze zm.).

 

Rozporządzenia:

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, Nr 14, poz. 67).

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących zewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (Dz. U. z 2015 r., poz. 1733).

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r., poz. 1743), zmiana z 10 października 2017 r. (Dz. U. z 2017 r., poz. 1973).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie archiwizowania akt spraw komorniczych (Dz. U. z 2007 r., Nr 144, poz. 1012).

Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2011 r. w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 226, poz. 1366).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 marca 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 472).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie przechowywania i niszczenia akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2408).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 grudnia 2018r. w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. z 2018r., poz. 2517).

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie zapisu obrazu i dźwięku z przebiegu czynności komornika sądowego (Dz. U. z 2018r., poz. 2449).

 

Uchwały Krajowej Rady Komorniczej:

 

Uchwała KRK 319/III z dnia 13.12.2006r. w sprawie utworzenia i organizacji składnicy akt

Uchwała KRK 381/III z dnia 10.06.2007r. (ze zm. 2052/VI z dnia 15.01.2019r.) w sprawie opłat za archiwizację i wypożyczenia.

Uchwała KRK 2735/VI z dnia 26.04.2022r. w sprawie  ponoszenia kosztów archiwizacji akt i urządzeń ewidencyjnych przez odwołanego, przeniesionego komornika, komornika sądowego, którego powołanie wygasło z mocy prawa oraz spadkobierców zmarłego komornika

Uchwała KRK 2736/VII z dnia 26.04.2022r. w sprawie procedury i kosztów przekazywania dokumentacji archiwalnej z kancelarii komorniczej w likwidacji

Uchwała KRK 2737/VII z dnia 26.04.2022r. w sprawie kosztów przechowywania akt spraw oraz zbędnych urządzeń ewidencyjnych po upływie ustawowego okresu przechowywania

 

Pytania i odpowiedzi dotyczące współpracy Komornik- Składnica Akt Krajowej Rady Komorniczej.

 

  • „Dlaczego otrzymałem fakturę VAT za dalsze przechowywanie dokumentacji kategorii B i A?

Fakturę wystawiono na podstawie treści uchwały 2737/VII z dnia 26.04.2022r.

Przy przekazaniu do Składnicy komornik opłaca przechowywanie dokumentacji do końca okresu jej przechowywania. Dokumentacja, której okres przechowywania już upłynął podlega niszczeniu, bądź przekazaniu do Archiwum Państwowego w zależności od kategorii. W przypadku kategorii B dokumentacja do momentu uzyskania zgody na niszczenie jest nadal fizycznie przechowywana w Składnicy. Zgodnie z zapisem uchwały 2737/VII – paragraf 1 ust. 3 z opłat za dalsze przechowywanie akt po upływie okresu przechowywania zwolnieni są komornicy, którzy dostarczyli do Składnicy Akt decyzję właściwego Archiwum Państwowego. Poprzez decyzję rozumiane jest wydanie zgody na brakowanie przez właściwe Archiwum Państwowe, bądź wezwanie do naniesienia poprawek. W przypadku akt kategorii A komornik może być zwolniony z opłaty tylko w przypadku podjęcia decyzji odnośnie skorzystania z usługi przygotowania dokumentacji do przekazania do właściwego Archiwum Państwowego, bądź zwrotu dokumentacji do kancelarii.

 

  • Zwracam się z prośbą o udzielenie wyjaśnień, mianowicie otrzymałem od Państwa komplet dokumentów dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej Komornika Jana Nowaka, za którego pełnię zastępstwo. Nie czuję się w obowiązku podpisywać dokumenty, które wytworzył wyżej wymieniony komornik.

Paragraf 3.2 uchwały KRK 2737/VII z dnia 26.04.2022 r mówi : „Zastępca komornika sądowego wyznaczony na podstawie art. 44-45 uks, zobowiązany jest do przeprowadzenia czynności związanych z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w szczególności podpisania koniecznych w tej procedurze dokumentów”.

 

  • Jak mogę przekazać do Składnicy Akt dokumentację?

W celu przekazania akt do Składnicy należy skontaktować się drogą telefoniczną, bądź mailową bezpośrednio ze Składnicą. Przekazanie do Składnicy może odbyć się na trzy sposoby – dostarczenie we własnym zakresie, poprzez kuriera zamawianego przez Składnicę, bądź w ramach odbioru przez pracowników (tylko w przypadku wolnego terminu oraz odpowiedniego wypełnienia samochodu). Składnica przyjmuje dokumentację jedynie archiwalną, czyli taką, której okres przechowywania nie upłynął – przykładowo w przypadku kategorii B5, aby ustalić ostatni rocznik przechowywania należy dodać 5 lat do daty zakończenia.

 

  • Zostałem obciążony kosztami za dalsze przechowywanie akt kategorii B, pomimo że złożyłem wniosek do Prezesa sądu rejonowego celu powołaniu komisji.

Powołując się na Uchwałę KRK nr 2737/VII z dnia 26.04.2022r. Krajowa Rada Komornicza przestaje pobierać opłatę za akta przechowywane po upłynięciu okresu przechowywania w momencie dostarczenia przez komornika lub zastępcę zgody lub wniosku ws. uzupełnień wydanych przez Archiwum Państwowe. W przypadku braku okazania wspomnianego dokumentu kancelaria zostanie obciążona dodatkowymi kosztami.

 

  • Czy mając swoje podręczne archiwum mam obowiązek przekazywania akt do Składnicy?

Obowiązek przekazania Krajowej Radzie Komorniczej zakończonej dokumentacji, nałożony jest Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie przechowywania i niszczenia akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych: § 10.4. Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne – najpóźniej w ciągu trzech lat od ich zamknięcia.

 

  • Czy mogę przekazać akta do Składnicy w swoich kartonach?

Akta, co do których zostały przygotowane spisy zdawczo – odbiorcze muszą być przekazane do Składnicy bezpośrednio w kartonach używanych przez Składnicę przy zachowaniu reguły 1 spis – 1 karton. Spowodowane jest to tym, iż półki, na których przechowywana jest dokumentacja, mają określone wymiary i nośność, a każdy karton ma swoje miejsce, na którym jest zaczytany do systemu. W przypadku akt, do których Składnica ma przygotowywać spisy zdawczo – odbiorcze nie ma potrzeby przekazania w kartonach używanych przez nas. Należy liczyć się jednak z tym, iż akta znajdujące się w innych kartonach będą przepakowywane do kartonów pod wymiar półek w archiwum, co będzie się wiązać z dodatkowymi kosztami.

W przypadku pytań prosimy o kontakt bezpośrednio do Składnicy:
Tel. 58 712 90 50 wew. 2.
Fax. 58 712 90 67
e-mail: skladnica.akt@currenda.pl

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Przepisy

1
Rozwiń

Rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt komorniczych

2
Rozwiń

Ustawa o komornikach sądowych i egzekucji

3
Rozwiń

Zasoby archiwalne

4
Rozwiń

Uchwały KRK

Procedury

1
Rozwiń

Przygotowanie akt

2
Rozwiń

Generowanie spisów z-oakt

3
Rozwiń

Oferta Spółki Currenda w zakresie przygotowania akt do ich przekazania do Składnicy Akt

4
Rozwiń

Wypożyczenie akt

5
Rozwiń

Niszczenie akt kategorii B, których okres przechowywania upłynął

Bieżąca działalność

1
Rozwiń

Harmonogram odbioru

2
Rozwiń

Pudła archiwizacyjne

Kontakt

Adres:
Al. Parku Krajobrazowego 68
84-207 Koleczkowo
Telefon:
58 712 90 64